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保育士さんは毎日忙しい!膨大な仕事に追われて、パニックになってしまっている人はいませんか?保育のお仕事にも、「仕事を効率よくこなせない…保育士としての自信が持てない」といったようなご相談が増えています。今回はそんなあなたに向けて、仕事効率化のコツを12コ厳選しておとどけします!

時間管理のワザを身につけよう

1.タスクごとの必要時間を把握する

タスク(小さな仕事・作業)ごとに、どれくらいの時間がかかるのか把握しておきましょう。もちろん余裕のあるときで構いませんが、たとえば「連絡帳の記入はおおよそ90分」「開園準備は30分」など、だいたいの時間をメモしておきます。

毎日繰り返すタスクにかかる時間をおおまかに把握できると、想定よりも大幅に時間が押してしまった!ということが少なくなってくるでしょう。

必要時間をギリギリではなくて10~20%多めに見積もっておくのがコツです。

2.1日の全体像を把握して力を配分する

1日の仕事の流れを把握して、どこにどれだけ力をかけるべきか、逆にどこは少し力を抜いてもいいかの配分を考えるようにしましょう。

「それほど重要ではないけど必要なタスク」にやたら時間をかけてしまったり、100%の力を注いでしまったりしたら、1日の仕事を回していくことができなくなってしまいますよね。

すべてのタスクを完ぺきにこなそうとするのではなく、「1日の仕事を滞りなく回す」ことを優先的に考えて、力の配分を考えるようにしましょう。特に新卒や若手の人だと、「ぜんぶ完ぺきにやらなきゃ!」と思いつめてしまうこともあると思いますが、1日を滞りなく終えることも大切なスキルです。

3.単純作業を効率化する

保育士さんのお仕事のなかで比較的時間のかかる単純作業の筆頭は、連絡帳の記入でしょう。全員分のグッズなどを作るようなときも時間がかかりそうですね。

こうしたボリュームのある単純作業をこなす場合、ビジネスマンなどの間で人気なのが「ポモドーロ・テクニック」です。ポモドーロ・テクニックは、「25分集中して作業する→5分休憩する」を1セットとし、これを繰り返していくことで単純作業の効率化をはかるものです。作業を細かく区切ってゲーム感覚で取り組めるので、おっくうな気持ちがだいぶラクになるでしょう。

ポモドーロ・テクニックについての詳細はこちらの記事がおすすめです。

今日から始める生産性アップ術。ポモドーロ・テクニック再入門ガイド | ライフハッカー[日本版]
http://www.lifehacker.jp/2014/07/140714pomodoro.html

普通のタイマーで実践できますが、PCやスマホ用のアプリもたくさん出ています。ぜひ試してみてください。

4.帰る前30分間は「仕事じまい」を

帰る30分前になったら、新しいタスクには手をつけないようにしましょう。散らかったものを片づける、明日の朝来たときにサッと仕事にかかれるように必要なものを準備しておく、など、「仕事じまい」の作業を意識します。

こうすることで、帰る時間が遅くなってしまう、朝来たときに作業のスタートに時間がかかってしまう、ということが少なくなるでしょう。

考え方を変えてみよう

5.100%できない自分を許す

2の「1日の全体像を把握して力を配分する」でもお話しましたが、すべてのタスクを完ぺきにこなす必要はありません。

それぞれの人に、理想の保育士像、理想の仕事の回しかたなど、頭の中の「こうあるべき」があるでしょう。しかし、100%にこだわりすぎると、自分を責めてしまって必要以上のストレスを抱え込んでしまうこともあります。

いらないストレスを抱え込むと、悩んで時間がたってしまう、心身が疲れてしまう、といいことはありません。少しぐらいアラがあっても自分を許してあげましょう。

人間なんてみんな不完全で、失敗する生き物です。きっと、あなたから見て完ぺきに見える先輩や園長さんなども、こうやって失敗や弱点を乗り越えていますよ。

6.根本に立ち返ってみる

理想の保育士を追求していると、「今日やらなければならないこと」が際限なく増えていって、苦しくなってきてしまうこともあると思います。そんなときは、一度根本に立ち返ってみましょう。

保育士として最低限、守らなければならないことがあるとしたら、なんでしょうか。それは、「預かった子どもを死なせずにお返しする」ことではないでしょうか?

まずは、「私は今日1日、子どもの命を守れた」、それだけでまずは良しとしましょう。子どもの心を守る、連絡帳を書く、保護者さんと会話する、教室の飾り付けをする…そういったことはみんな、「子どもの命」のあとにくることなのです。

もちろん、「最低限しなければいけないことはもっと別のことだと思う」という人もいるでしょう。あなたなりの意見はとても大事です。あなたなりの最低限すべきだと思うことを再優先にこなしてください。

書き出して頭を整理しよう

7.ケアレスミスのチェックリストを作る

うっかりミスしてしまうこと、これからミスしそうなことについて思い当たるかぎり書き出します。これをチェックリストにして、目につくところに貼っておきましょう。そしてときどき指差し確認します。

こうすることで、注意しておくべきことが頭の中に叩きこまれやすくなり、ケアレスミスが減ってくるでしょう。

8.思いついたことを全て書き出す

時間に追われる慌ただしい毎日のなかで頭の中がごちゃごちゃしてきて、パニックになってしまうことはありませんか?

こういうときにはぜひ、やるべきことや思いついたことを全て書き出してみてください。ふと心に引っかかっているだけの、くだらないようなアイデアでもかまいません。

脳みそには短期記憶と長期記憶というものがあります。長期記憶は脳みそのストックの中に入っている過去の記憶、短期記憶とは、ここ5分とか10分の間、ものを考えるときに使う記憶のことです。「これがこうこうだからああしなきゃ」といったことを考えるときに使う記憶ですね。

仕事中のモヤモヤで使っているのは、短期記憶のほうです。そして、この短期記憶をしまっておける脳のスペースは誰しも限られています。ここにある記憶が多すぎると、入りきらないものが外に押し出されて忘れてしまいます。「今なにか思いついてたんだけど忘れちゃった!なんだっけ?」となるときはこんなことが起きているんですね。

「思いついたことを全て書き出す」ということが、こんなときとても役立ちます。全て覚えておかなければいけなかったことが、書き出してしまうことで忘れてもよくなるし、しかも紙に残っていくからですね。

頭の中がスッキリするまで、思いつくことをすべて書き出していきましょう。書き散らしたものを眺めていると、「これは今すぐやるべきタスク」「これは後回しでいい」など、タスクに落としこんだり、優先順位をつけたりすることができるようになるでしょう。

ここまでできれば、慌ただしさに圧倒されなくなる日もすぐそこです。

9.タスクリストを作る

8の「思いついたことを全て書き出す」を実践してタスクが出てきたら、リストにしてみましょう。タスクを「親タスク」「子タスク」に分けて考えられるとよりよいです。

親タスクとは、いくつかのタスクをまとめた大きなタスク、子タスクは、親タスクの中にあるひとつひとつの小さいタスクのことです。例をあげて説明します。

◆今月分の教室飾りを作る
・ネットでいいアイデアを調べる
・材料を調達する
・実際に作成する

◆今月分のおたよりを作る
・書く内容をほかの先生から聞き取り
・ネットでイラスト素材を集める
・書く
・印刷する

◆備品を調達する
・必要なものを調べる
・書類にまとめて申告する
・購入する

ここで◆がついているのが親タスク、・がついているのが子タスクです。なんとなくイメージできたでしょうか?

これは手帳やノートに書いてもいいですが、スマホ向けの「タスク管理アプリ」がたくさん出ているので、そういったものを使ってもよいでしょう。「タスク管理」のキーワードでアプリの検索をしてみてください。

タスクリストは、ひとつこなすごとに線を引いて消していきましょう。仕事の進み具合が目で見てわかるので、やる気もアップしますよ!子タスクをすべて終わらせて、親タスクが消せたときの気持ちよさはたまりません。

PC作業のポイントを覚えておこう

10.繰り返し使う書類は定型化する

月ごとのおたよりなど、繰り返し使う機会の多い書類は、フォーマット(ひな型)を作って定型化し、どこかに保存しておきましょう。いつも使うイラストサイトがあれば、それもどこかにメモを。

こうした小さなことが仕事の効率化につながります。単純ミスも防げますし、おたよりなどに統一感を出すこともより簡単になるでしょう。

11.先に大枠を作る→細かいところを埋めていく

おたよりでもメールでも、頭から順に書いていくのではなく、先に大枠を作ってそのあとその中身を埋めていくようにしましょう。

これは、「見出しを先に作る」ということです。こうすると、最初のほうにやたら時間がかかってしまっていつまでも全体像が見えてこない、といったことが防げるようになるでしょう。

先に大枠を作ることで、テンポよく書類作成を進めることができるようになりましょう。

12.単語登録をする

あなたも含めた先生の名前、園の住所や電話番号は、時間のあるときに単語登録をしておきましょう。

「じゅうしょ」で郵便番号を含む住所が、「でんわ」で電話番号が一発変換できるようにしておくと、かなりの時短になりますし、入力ミスも防げます。先生たちの名前も、一発変換できると便利ですね。

ひとつひとつの変換で短縮できる時間はたったの数秒から数十秒ですが、こうした小さな時短も積み重ねれば意外と大きな効果を発揮してくれるでしょう。

編集者より

いかがでしたでしょうか。以上、保育士さんの仕事効率化のためのコツを12コ紹介いたしました。ぜひ、できるものから実践してみてください。あなたが自信を持って毎日のお仕事をこなしていけますように!

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